Đồ ăn trong không gian thực hiện sự kiện

Ăn uống này trong chương trình hoạt động sự kiện, đó là các buổi liên hoan, tiệc chiêu đãi của chủ sở hữu sự kiện và bữa ăn hàng ngày của khách tham dự. Nhà tổ chức cần phân biệt, tránh nhầm lẫn với ăn uống của khách tại khách sạn hoặc nhà hàng.

Đồ ăn  trong không gian thực hiện sự kiện

Đồ ăn

  • Trước hết cần xác định rõ phạm vi, mức độ và mục đích bữa ăn cần phải đạt tới. Chẳng bạn phải trang trọng, lịch sự, tạo sự thân thiện ban đầu, kết thúc hội nghị, chia tay, tạo ấn tượng,v.v….nhằm nâng cao tầm vị trí của sự kiện.
  • Nhà tổ chức cần kiểm tra lại ngân sách xem phạm vi giới hạn tới mức nào, từ đó quyết định tiệc đứng hay tiệc ngồi.
  • Cần bàn bạc cụ thể với cơ sở cung cấp dịch vụ và xâ dựng thực đơn những món ăn có những màu sắc, hương vị có những nét đặc thù gợi sự quan tâm chú ý của mọi người, mang lại hiệu quả cao, với chi phí hạn chế, sao cho thể hiện sự tinh tế trong không gian thực hiện sự kiện quy mô. khả năng sáng tạo và phong cách riêng biêt.
  • Cần có thời gian cân nhắc cho việc lựa chọn và quyết định thực phẩm. Đặc biệt phải chú ý tới thực phẩm dành cho người ăn kiêng.
  • Thực phẩm phải bảo đảm an toàn từ nguồn gốc và trong chế biến phục vụ.
  • Căn cứ vào tiệc đúng hay tiệc ngồi mà quyết định kích thước và cơ cấu các món ăn cho phù hợp. Chẳng hạn chuẩn bị một buổi chiêu đãi tiệc đứng cùng với các món khai vị nguội và nóng.
  • Phải chú ý tới kích thước của món ăn sao cho vừa đủ ăn hay có thể ăn một cách dễ dàng, không nên phục vụ món ăn có xương hay nhiều nước.
  • Mọi người ăn theo kiểu cầm trên tay hay để thức ăn vào đĩa? Có đủ đồ dùng phục vụ cho nhiều bữa ăn hay phải đợi khách sạn rửa sạch và đem dùng lại cho bữa sau?v.v….
  • Nhà tổ chức cần phải làm việc cụ thể với các nhà cung cấp đó.
Khâu ẩm thực lúc nào cũng quan trọng nhất trong không gian thực hiện sự kiện
Khâu ẩm thực lúc nào cũng quan trọng nhất trong không gian thực hiện sự kiện
  • Ngoài ra, nhà tổ chức cần xác định rõ khẩu phần ăn cho các bữa tiệc và báo trước cho nhà cung cấp cấp thực phẩm.
  • Vấn đề này cần lưu ý tới số khách tăng thêm do có những người đi kèm. Tuy nhiên, những khách đi kèm này cũng vẫn cố gắng biết trước để bảo đảm cung cấp đủ suất ăn, tránh để thừa lãng phí.
  • Cũng cần có mốc giới hạn thời gian cuối cùng để chốt số suất ăn sau khi đã kiểm tra, nắm cụ thể số người tham dự.
  • Một vấn đề không kém phần quan trọng là nhà tổ chức phải quan tâm tới đội ngũ nhân viên phục vụ, nhân viên âm thanh ánh sáng, sân khấu, giải trí, v,v,,,
Đồ ăn trong không gian thực hiện sự kiện
Đồ ăn trong không gian thực hiện sự kiện

Tùy vào lực lượng này có được dự với khách mời hay sắp xếp riêng cho họ, như vậy ngân sách sẽ phải tăng thêm.

Những yêu cầu về phòng họp” yêu cầu khác ”

Những yêu cầu về phòng họp ” yêu cầu khác”

1.Bố trí đặc biệt

  • Có cần bố trí đặc biệt nào trong phòng họp không? Nhà tổ chức phải xem xét có vị trí ưu tiên nào không? Chẳng hạn vị trí để quảng cáo giới thiệu sản phẩm hàng hóa hay dịch vụ của nhà tài trợ.
  • Phải đảm bảo không có vị trí nào trong phòng của mình quá chật hẹp hay đông đúc. phải dành đường đi cho nhân viên phục vụ sự kiện, họ có thể dễ dàng đi xung quanh mặt hàng được trưng bày, các mặt hàng đó được sắp xếp thuận tiện và hợp lý.
  • Cần chú ý các lối đi của phòng chính sao cho đủ rộng để các mặt hàng có kích thước lớn có thể qua lại dễ dàng.
  • Nếu phòng có nhiều vị trí chật hẹp thì có thể tháo bỏ cửa chính. Tuy nhiên có nhiều cách khác nhau để di chuyển các vật có kích thước lớn vào phòng chính mà không ảnh hưởng đến công việc lắp ráp sân khấu, các thiết bị âm thanh, ánh sáng.

2.Trọng tải của nền

  • Trọng tải của nền cần phải được chú ý xem xét. Tùy theo yêu cầu cụ thể của từng sự kiện mà gia cố nền cho phù hợp. Nhà quản trị phải hỏi người quản lý địa điểm xem sàn nhà có chịu được các vật nặng hay không?
  • Đối với các khách sạn, trung tâm hội nghị, các tầng cao của nhà cao tầng mà nền đã được thiết kế và xử lý, cần phải nghiên cứu kỹ, không được phép bỏ qua nhằm tránh sự cố xảy ra.

3.Sử dụng hiệu ứng đặc biệt

  • Cần xem có sự hạn chế nào khi sử dụng pháo hoa, đèn laser, băng khô, khói hoặc hiệu ứng nào khác trong phòng không?
  • Các vật liệu có cần chống cháy không? Có các quy chế nào khác không? Hãy kiểm tra lại với những người quản lý trang thiết bị, nhân viên cứu hỏa và công ty đảm bảo hiệu quả đặc biệt.

 

Những yêu cầu về phòng họp '' yêu cầu về nội thất ''
Những yêu cầu về phòng họp ” yêu cầu về nội thất ”

Các chương trình giải trí, các yêu cầu về sử dụng điện, không gian, độ vang của âm thanh trong phòng như thế nào? Thế gian diễn tập? Kiểm tra âm thanh, phòng thay đồ, phòng dành cho ăn uống và nghỉ ngơi.

Chú ý là các phòng này nằm ngoài các yêu cầu chính về phòng và chi phí của nó phải tính vào chi phí chung.

4. Phòng trống và sắp xếp phòng:

  • Có cần các phòng trống để bố trí không gian tách phòng không? Có nhiều trường hợp phải tổ chức hai sự kiện một lúc tại hai vị trí trong phòng lớn.
  • Các phòng đó được mở như thế nào, mở tự động hay bằng tay và thời gian bao lâu, v.v..?
  • Có cần nhân kỹ thuật và quy tắc chung nào không? Cần làm việc chi tiết với nhà quản lý các vấn đề này.
  • Liên quan đến việc sắp xếp phòng, bạn cần trả lời câu hỏi: sự kiện được diễn ra trong một phòng hay nhiều phòng? Cần tìm hiểu kỹ yêu cầu của sự kiện, yêu cầu đối với từng phòng để bố trí sắp xếp phòng.
  • Chẳng hạn các phòng có cho phép hút thuốc không, có phòng riêng cho hút thuốc không? Xe lăn có sử dụng được trong các phòng không?v.v…
Những yêu cầu khác về phòng họp '' yêu cầu khác ''
Những yêu cầu khác về phòng họp ” yêu cầu khác ”

5.An toàn và phòng chống cháy nổ

  • Nhà tổ chức cần tìm hiểu chi tiết và cho áp dụng những quy chế an toàn và phòng chống cháy nổ cho toàn khu vực.
  • Câu hỏi đặt ra đối với nhà tổ chức là các lối thoát hiểm được đặt ở vị trí nào, có dễ khi tiếp cận không?
  • Có bị che khuất bởi các rèm hay đồ trang trí nào không? Nếu có thì phải đặt các biển thông báo cho các vị trí đó.
  • Các quy chế về an toàn và phòng cháy được dán ở các vị trí thích hợp bảo đảm các vị trí khách đều có thể đọc được. Cần phải mua bảo hiểm cho khách và các hoạt động sự kiện.

Những yêu cầu về phòng họp ” yêu cầu về nội thất ”

Những yêu cầu về phòng họp ” yêu cầu về nội thất”

1.Trải thảm sàn nhà

  • Nhà tổ chức cần kiểm tra xem sàn nhà đã trải thảm chưa? Có cần trải thảm không? Khu vực nào cần trải, khu vực nào không cần trải? Ngoài ra, nhà tổ chức cần kiểm tra khi có những bổ sung thay đổi không gian trong phòng.
  • Có những sự kiện phải trải thảm toàn bộ sàn nhà, có những sự kiện chỉ trải thảm sân khấu, lối đi và nơi trưng bày hàng hóa.
  • Nhà tổ chức cũng cần có sự lựa chọn kiểu loại, màu sắc cho phù hợp. Có nhiều loại thảm được thiết kế đặc biệt cho từng dịp khác nhau chẳng hạn khi giới thiệu xe mới có thể dùng thảm đen để trông giống như đường cao tốc và hình nền thì có thể rất đa dạng giống cảnh hai bên đường.

2.Sàn nhảy

  • Sự kiện có cần sàn nhảy không? Nếu trong kế hoạch có chỗ dành cho sàn nhảy thì bạn cần phải biết bạn cần sàn nhảy rộng bao nhiêu ( có thể dành 3m2 cho một người đối với sàn nhảy 20m2 dành cho ban nhạc).
  • Có thể có bao nhiêu người dùng sàn nhảy? Tất cả mọi người sẽ cùng nhảy một thời điểm hay chỉ một nửa, v.v…
  • Đối với những sự kiện đặc biệt hay buổi tiệc được thiết kế riêng thì thường có sẵn sàn nhảy.
  • Sàn nhảy có thể là cố định hay không cố định. Người tổ chức cần kiểm tra và xem lại có cần sàn nhảy cố định không.
  • Cũng có trường hợp sàn nhảy được giấu ở một nơi nào đó dưới thảm chẳng hạn và có thể được nhấc lên. Kiểm tra xem cần bao nhiêu tầng tất cả và cấu trúc như thế nào? Có chắc chắn không?
  • Có trường hợp bạn phải thuê sàn nhảy. Khi đó, người tổ chức cần tính tới một ngân sách bổ cung cho việc thuê cũng như những chi phí cho việc lắp dựng và tháo dỡ sau sự kiện.
  • Việc lắp đặt sàn nhảy phải phối hợp với việc lắp đặt cắc thiết bị nội thất khác như sân khấu, âm thanh, hình ảnh.
Những yêu cầu khác như về nội thất trong tổ chức sự kiện
Những yêu cầu khác như về nội thất trong tổ chức sự kiện

3.Tầm nhìn trong phòng

  • Cần kiểm tra kỹ từng góc cạnh trong phòng, có bất kỳ cản trở nào trong việc thao tác các rèm trang trí hay treo đèn không?
  • Mọi khán giả có nhìn rõ sân khấu hay màn hình không? Phải mất bao nhiêu thời gian, bao nhiêu người và chi phí cho công việc này.

4.Đường lên xuống sân khấu

  • Hãy chú ý tới việc thiết kế đường lên xuống sân khấu cho thích hợp. Có thể lên sân khấu qua các bậc từ phía khán giả hay xuất hiện từ phía sau sàn sân khấu hay dùng cả hai cách, có cần trang trí cho các bậc thang không?
  • Đường lên sân khấu cho người tàn tật được giải quyết thế nào? Thiết kế đường dốc hay thang máy dành cho xe lăn lên trên sân khấu? Nếu đường dốc thì khá đặc biệt vì nó cần nhiều không gian và ảnh hưởng đến bố cục chung cảu cả phòng.
  • Có thể dùng thiết bị nâng hạ như thang máy cho xe lăn lên sân khấu, muốn vậy cần xác định rõ diện tích và vị trí của chúng.

 

Những yêu cầu về phòng họp '' yêu cầu về nội thất ''
Những yêu cầu về phòng họp ” yêu cầu về nội thất ”
  • Bàn ghế trên sân khấu: Nhà tổ chức cần lưu ý tới vị trí bàn ghế cho các hoạt động sự kiện, cho nhà tổ chức, cho người thực hiện các sự kiện.
  • Từ kiểu dáng, số lượng tới những yêu cầu trang trí và các trang thiết bị kèm theo

Ánh sáng, không gian thực hiện sự kiện

Ánh sáng cùng với âm thanh, ánh sáng trở nên rất quan trọng đối với sự kiện. Nó là công cụ tích cực và tác động có hiệu quả vào môi trường, tạo nên tâm lý môi trường cần thiết phù hợp với các hoạt động sự kiện khác nhau.

Việc thiết kế ánh sáng và bố trí hệ thống ánh sáng trong ngoài phòng họp vừa phải ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại vừa mang tính nghệ thuật.

Ánh sáng, không gian thực hiện sự kiện

1.Hệ thống ánh sáng được chia làm ba loại

  • Ánh sáng phục vụ các hoạt động sự kiện, bao gồm ánh sáng trắng, ánh sáng màu, tạo phong cảnh và ánh sáng chuyển động.
  • Để tạo được ánh sáng này cần phải có những thiết bị chuyên dụng đặc biệt như đèn chiếu, đèn laser, đèn tròn quay và đèn màu, v.v,,,,
  • Ánh sáng bảo vệ, gồm hệ thống đèn với cường độ sáng thích hợp bảo vệ phòng hội nghị và khu vực sự kiện vào các đêm trong thời gian diễn ra sự kiện.
  • Ánh sáng phục vụ các hoạt động chuẩn bị, hỗ trợ cho hoạt động sự kiện như các hoạt động dịc vụ, lắp dựng thiết bị, phục vụ sinh hoạt của khách tham dự và cán bộ, nhân viên công ty trong thời gian diễn ra sự kiện.
  • Trên cơ sở quy hoạch tổng thể địa điểm tổ chức sự kiện ở cả ngoài trời,và trong phòng, nhà tổ chức cần nắm chắc được yêu cầu về ánh sáng ở từng vị trí cụ thể, từ đó mà thiết kế nên hệ thống ánh sáng phù hợp.
  • Ở trung tâm hội nghị quốc tế, khách sạn hoặc nhà hàng về cơ bản hệ thống điện đã theo thiết kế. Do vậy, nhà tổ chức chỉ cần bổ sung thêm.
  • Tuy nhiên, với những địa điểm tổ chức đặc thù như lều bạt, bến xe, sân bay, sân tập thể thao, v.v….đòi hỏi nhà tổ chức phải thiết kế toàn bộ hệ thống điện, bảo đảm ánh sáng cho các hoạt động theo yêu cầu của sự kiện.
Ánh sáng phục vụ các hoạt động sự kiện
Ánh sáng phục vụ các hoạt động sự kiện
  • Ngoài ra, các nhà tổ chức phải hình dung được toàn bộ sự kiện, từng vị trí yêu cầu ánh sáng thế nào.
  • Đặc biệt là sân khấu đòi hỏi ánh sáng với từng hoạt động sự kiện, từ đó mà trang bị các thiết bị cần thiết cho phù hợp.

2.Hợp đồng chi tiết

  • Nhà tổ chức phải có hợp đồng chi tiết với các nhà cung cấp dịch vụ ánh sáng. Những nhà cung cấp các dịch vụ chuyên biệt như sân khấu, trang trí nội thất, kho bãi, v.v…thường đảm bảo dịch vụ trọn gói, trong đó có ánh sáng.
  • Các nhà tổ chức cần lưu ý là mặc dù bên cung ứng cung cấp dịch vụ trọn gói song không bao giờ thích hợp hoàn toàn với yêu cầu sự kiện.
  • Sự kiện muôn hình muôn vẻ, ánh sáng lại là một công cụ tạo bầu không khí sự kiện. Vì vậy yêu cầu nhà cung cấp phải có thiết kế chi tiết và thiết bị cụ thể.
  • Những cán bộ, nhân viên phụ trách theo dõi công việc chuẩn bị này phải thường xuyên kiểm tra tiến độ.
  • Hệ thống ánh sáng phải được hoàn tất trước từ 1 tới 2 ngày khi sự kiện diễn ra. Như vậy sẽ đảm bảo thời gian cho các hoạt động diễn tập, phát huyện các khiếm khuyết để bổ sung hoặc thay đổi kịp thời.
Ánh sáng, không gian thực hiện sự kiện
Ánh sáng, không gian thực hiện sự kiện
  • Chi phí phát sinh ngoài hợp đồng âm thanh, ánh sáng: Đối với mọi chi phí phát sinh cho sân khấu, âm thanh, hình ảnh hay ánh sáng nhà tổ chức phải đảm bảo nhận được bản sửa đổi chi phí viết tay chi tiết được chấp thuận của các bên liên quan.

Không bao giờ chấp thuận việc thay đổi chỉ bằng lời nói. Có thể phải trả giá đắt nếu điều đó xảy ra.

Âm thanh, không gian thực hiện sự kiện

Âm thanh hầu như tất cả các sự kiện đều cần có âm thanh, âm thanh cũng là một phương tiện truyền thông tin, là vật mã hóa tin. Có rất ít sự kiện không có âm thanh ( du lịch đáy biển, khảo sát bãi san hô, sự kiện nhảy dù trong không trung v.v….)

Cần sử dụng âm thanh thích hợp đối với sự kiện. Âm thanh là một trong những tác nhân kích thích vào môi trường không gian sự kiện, tạo bầu không khí cho sự kiện.

Các nhà tổ chức cần chú ý bố trí không gian cho các  thiết bị và hoạt động âm thanh. Có thể không gian phía trước và bên cạnh màn chiếu.

Âm thanh, không gian thực hiện sự kiện

1 Ngôn ngữ trong sự kiện

  • Nhà tổ chức cần xác định ngôn ngữ chủ đọa trong sự kiện. Dùng một hay một số ngôn ngữ khác nhau. Ở Việt Nam, tiếng Việt sẽ là chủ đạo.
  • Đối với quốc tế, theo quy định hiện nay được sử dụng năm thứ tiếng là Anh, Nga, Pháp, Đức, Trung. Tùy theo đối tượng khách mời mà quyết định ngôn ngữ nào cho phù hợp. Ngôn ngữ phù hợp sẽ mang lại kết quả cao cho sự kiện.
  • Vị trí dành cho phiên dịch phải là một phần trong ngăn sách và bố trí trong phòng. Do vậy, phải tính đến nơi nào dành cho phiên dịch và vị trí cần phát tai nghe, vị trí này có thể trực tiếp trong phòng hội nghị hoặc ở bên ngoài.
  • Đối với cán bộ phiên dịch cũng cần lưu ý chọn đúng người thành thạo ngoại ngữ để phục vụ các hoạt động sự kiện, để phân phát và hướng dẫn sử dụng tai nghe, số lượng tai nghe phải đủ để phục vụ chương trình và phải thu lại số lượng tai nghe chính xác trước khi khách ra về.
  • Đối với phiên dịch cần được cung cấp trước các nội dung  hoạt động, những tranh luận, những bài phát triển, diễn văn vv…..để họ chủ động trong hoạt động sự kiện.
  • Cần bố trí vị trí thích hợp cho công ty phụ trách âm thanh. Họ có những thiết bị chuyên dụng như máy nhắc từ xa, các camera quay hình trực tiếp.
  • Vị trí của họ có thể ở ngoài phòng họp, một số hoạt động của họ ở vị trí phía trước hay phía trên sân khấu.
Âm thanh phải lắp đặt phù hợp với không gian thực hiện sự kiện
Âm thanh phải lắp đặt phù hợp với không gian thực hiện sự kiện
  • Thời gian cho chuẩn bị âm thanh, thời gian cho tháo dỡ là một vấn đề cần được tính đến. Nếu làm việc với hai nhà cung cấp khác nhau về sân khấu và âm thanh, nhà tổ chức hãy chú ý tới thời gian làm việc của hai nhà cung cấp để tránh xảy ra bất mâu thuẫn hay cản trở nào.
  • Công ty thiết kế sân khấu sẽ chịu trách nhiệm sắp xếp thời gian cho mọi việc liên quan đến sân khấu như âm thanh, ánh sáng và trang trí cân khấu.
  • Có thể tìm được công ty đảm nhận thực hiện được các công việc đó, như vậy công việc sẽ gặp nhiều thuận lợi.
  • Tuy nhiên, vấn đề chi phí phải được quan tam. Hãy cân nhắc các phương án khác nhau như chi phí thuê các dịch vụ đơn lẻ trên hay chi phí trọn gói với các dịch vụ đó?

2: Chuẩn bị âm thanh sẵn sàng

  • Hãy chuẩn bị sẵn sàng trước khi nhân viên âm thanh đến, chẳng hạn các đàn đèn treo có cần tháo ra không, các ống thông khí có cần tắt đi để giảm tiếng ồn hay các trang thiết bị đã sẵn sàng để sử dụng chưa?
  • Cần phải chuẩn bị những gì nữa để thời gian làm việc chuyên môn kỹ thuật của nhân viên âm thanh cao nhất.
  • Nhà tổ chức phải đến hiện trường để chuẩn bị mọi thứ trước khi họ tới làm việc.Sẽ tốt hơn cả nếu các phần âm thanh, hình ảnh, ánh sáng, sân khấu được thực hiện bởi các nhà cung cấp riêng biệt.
  • Ngược lại, nếu không như vậy thì nhà tổ chức phải xác định rõ việc gì làm trước phải làm trước, việc gì làm sau phải làm sau, những công việc nào có thể làm đồng thời.
  • Có những yêu cầu gì riêng biệt cùng những thiết bị chuyên dụng đặc thù cho việc lắp dựng và tháo dỡ các thiết bị âm thanh không?
  • Cần phải quan tâm đầy đủ để có sự chuẩn bị chu đáo, không để ảnh hưởng tới thời gian chuẩn bị chung cho sự kiện.
Âm thanh, không gian thực hiện sự kiện phải phù hợp
Âm thanh, không gian thực hiện sự kiện phải phù hợp
  • Ngoài ra, phải bố trí thời gian để cho các bộ phận, các nhà cung cấp diễn tập. Yêu cầu xác định rõ thời gian khi nào diễn tập và diễn tập trong bao lâu.
  • Phải bảo đảm có đủ không gian cho việc diễn tập diễn ra. Các vũ công cần thời gian cho việc tập luyện, những người dẫn chương trình cần học thuộc lời và các nhân viên quay phim cần kiểm tra cảnh quay.
  • Mọi việc đều phải được diễn ra trên sân khấu một cách hài hòa giống bất kỳ một chương trình trực tiếp nào.

Sân khấu, không gian thực hiện sự kiện

Sân khấu được coi là trung tâm của không gian sự kiện trong nhà, nơi diễn ra các hoạt động hoặc những hoạt động chính của sự kiện. Sân khấu rộng, hẹp, cao, thấp chịu sự chi phối của tổng thể không gian trong nhà và loại hình sự kiện. Chúng luôn luôn bảo đảm hài hòa với nhau.

  • Sân khấu phải có vị trí đẹp có thể treo màn hình lớn trong phòng sao cho mọi người dù xa hay gần đều có thể theo dõi mọi hoạt động xảy ra trên sân khấu hay khán giả bằng truyền hình trực tiếp.
  • Phòng điều hành camera có thể theo dõi toàn bộ thông qua các màn hình tivi được đặt tại các vị trí xung quanh phòng. Các camera quét toàn bộ từ lúc người đi từ vị trí khách tham dự ngồi lên sân khấu.

Sân khấu, không gian thực hiện sự kiện

1.Kích thước sân khấu

1.1:Chiều cao của sân khấu

  • Chiều cao của sân khấu phụ thuộc vào chiều cao của trần nhà. Trần nhà sẽ tạo sự khác biệt trong việc tính toán trang trí sân khấu và các thiết bị âm thanh, ánh sáng.
  • Chẳng hạn trần nhà cao tối thiểu cho phòng có đặt màn chiếu khoảng 9m. Phải tính toán thật kỹ trong việc bố trí sân khấu, ánh sáng và nhà cung cấp các dịch vụ để có được một bố cục hợp lý nhất dựa trên yêu cầu phải đạt được.
  • Chiều cao sân khấu còn bị chi phối bởi kiểu loại và cách kê ghế ngồi trong phòng.

1.2: Chiều rộng của sân khấu

  • Chiều rộng của sân khấu phụ thuộc nhiều vào các hoạt động sự kiện diễn ra ở đó. Cụ thể sẽ có bao nhiêu người có mặt trên sân khấu ( khi đông nhất ), các nhạc công được bố trí như thế nào?
  • Trên sân khấu chính hay được xếp cố định tại một phía sân khấu? Cách bố trí bàn ghế trên sân khấu như thế nào?

1.3: Tầm nhìn trong phòng

  • Tầm nhìn trong phòng cũng là một vấn đề cần tính đến. Tầm nhìn trong phòng đều hướng về sân khấu, do đó khi quyết định vị trí sân khấu phải tính đến yếu tố này.
  • Cần kiểm tra kỹ từng góc cạnh trong phòng, liệu có những trở ngại gì cho việc treo đèn, treo rèm không?
  • Mọi khán giả có thể nhìn rõ sân khấu hay màn hình không? vv…
  • Trong mọi trường hợp đều có thể giải quyết được song phải có đủ nguồn lực ( thời gian, con người, tài chính, v.v….)
Không gian thực hiện sự kiện là yếu tố tạo nên thành công của sự kiện
Không gian thực hiện sự kiện là yếu tố tạo nên thành công của sự kiện

Một câu hỏi cần được đặt ra là cần bao nhiêu sân khấu? Nhà tổ chức cần biết rõ nơi nào sẽ đặt sân khấu, được bố trí như thế nào và tất cả cần bao nhiêu sân khấu.

Việc này cần phải cân nhắc, có những sự kiện cần nhiều hơn một sân khấu. Song nhiều sân khấu ảnh hưởng tới diện tích trong phòng và chỗ ngồi của khách.

2.Không gian cho hoạt động sân khấu

  • Không gian cho hoạt động sân khấu và các trang thiết bị đặc biệt cũng cần phải được tính đến. Cần phải bố trí mặt bằng của toàn bộ sân khấu bao gồm cả khu vực phía sau sân khấu.
  • Phải bố trí phòng thay đồ, vị trí để và vận chuyển các thiết bị, lối đi lại đủ rộng. Cần chú ý xem sự kiện có sử dụng những thiết bị đặc biệt gì và nó ở vị trí nào trên mặt bằng toàn bộ sân khấu.
  • Chẳng hạn các thiết bị hiệu ứng ánh sáng như các đèn đặc biệt, các đèn laser hoặc các máy thổi bong bóng, các thiết bị xả khí màu, v.v…. Các vị trí lắp đặt cần gia cố đặc biệt.
  •  Trong một buổi giới thiệu sản phẩm mới tại nhà hát Las Vesgas có sự kết hợp tốt các trang thiết bị hiện đại và sân khấu để tăng hiệu quả trình diễn.
  • Vừa xoay vừa năng động và ấn tượng hơn, hầu hết các hiệu ứng này đều có thể thực hiện được ở các nhà hát.
Sân khấu, không gian thực hiện sự kiện
Sân khấu, không gian thực hiện sự kiện
  • Ngoài ra nhà tổ chức cần cân nhắc liệu sân khấu có cần trang trí nhiều màu sắc không? Sân khấu được bố trí đơn giản hay phải thiết kế đặc thù theo yêu cầu sự kiện?
  • Việc này còn phụ thuộc vào ngân sách. Nếu cho phép, cần trang trí sân khấu phù hợp với các hoạt động sự kiện. Cần làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ và thiết bị để có thể đáp ứng được tốt nhất yêu cầu của một sân khấu.
  • Các khu vực xung quanh sân khấu cần được trang trí cho phù hợp. Tấm màn phía sau sân khấu không đơn thuần bức tường chắn và đính trang trí bằng rèm.

Phải xác định đây là vị trí tốt để trang trí  thể hiện thông tin tới mọi người  tham dự. Trang trí ở vị trí này phải thể  hiện yêu cầu trọng tâm, những nội dung then chốt mà sự kiện phải thực hiện được.

Không gian thực hiện sự kiện

Không gian thực hiện sự kiện là nơi sự kiện diển ra. Nó bao gồm mặt bằng ( trên mặt đất hoặc trên mặt biển ), khoảng không gian khí hoặc khoảng không gian nước. Do vậy, vị trí không gian này sẽ phụ thuộc vào loại sự kiện, sự kiện có thể được thực hiện trọng nhà ( phòng họp, hội trường, lều bạt, hoặc trong lòng nước, v.v….).

Không gian này đòi hỏi tính tương thích cao đối với sự kiện. Nhà tổ chức phải năng động sáng tạo mới có thể đáp ứng được yêu cầu đó.

Không gian thực hiện sự kiện

Không gian thực hiện sự kiện

  • Khi chọn vị trí thực hiện sự kiện, nhà tổ chức phải cân nhắc trên toàn bộ không gian mà sự kiện cần. không gian này ngoài chỗ ngồi của khách còn cần một khoảng không gian cho các hoạt động sự kiện, cho hoạt động nghiệp vụ chuyên môn kỹ thuật cùng những thiết bị được lắp đặt.
  • Hãy chú ý tới toàn bộ các hạng mục công việc diễn ra trong nhà phục vụ hoạt động sự kiện và các hoạt động sự kiện diễn ra.
  • Trên cơ sở danh mục các hoạt động đó, nhà tổ chức cần sắp đặt vị trí từng hoạt động với một không gian phù trong sự kiện với nghệ thuật sắp đặt có tính chuyên nghiệp.
  • Khi chuẩn bị sự kiện có khoảng 1.000 khách tham dự và chuẩn bị phòng lớn với sức chưa 1.000 chỗ ngồi những vẫn phải đủ chỗ cho màn chiếu, vì vậy cần phải có thêm không gian.
  • Cần có ít nhất khoảng 100m tới 120m phía sau màn chiếu cho các thiết bị đi kèm, có nghĩa là nhổ chức đã mất đi chỗ ngồi của khoảng 205 người. Trong trường hợp này, nhà tổ chức phải từ bỏ ý định dành không gian phía sau mằn chiếu hay giảm số lượng khách mời hoặc tìm một phòng lớn hơn.
  • Trong kế hoạch có dành chỗ phía trước dành chỗ phía trước phòng cho giới thiệu công ty qua thiết bị âm thanh hay không? Nhà tổ chức có cần dành chỗ để loa, vị trí phiên dịch hay sàn nhảy không?
  • Tất cả các hoạt động đó đều lấy đi không gian của bạn. Đấy là những vấn đề rất quan trọng mà nhà tổ chức cần phải tính đến trước khi kiểm tra vị trí không gian thực hiện sự kiện.
Không gian thực hiện sự kiện phải phù hợp để bố trí thiết bị sự kiện
Không gian thực hiện sự kiện phải phù hợp để bố trí thiết bị sự kiện
  • Cần phải chú ý vào nơi được ưu tiên hơn, nơi đó cần được dành không gian thỏa đáng. Ngược lại, những nơi không ưu tiên sẽ gặp khó khăn, phải có giải pháp để dung hòa.
  • Có thể dùng bàn tám người hoặc mười người cho mười hoặc mười hai người ngồi nhưng trong phòng phải đủ thoáng cho tất cả mọi người, phải bảo đảm bàn được kê không quá gần nhau, sao cho mọi người di chuyển dễ dnafg.
  • Tuy nhiên, bàn ghế không cần kê quá thưa sẽ chiếm nhiều diện tích làm tăng chi phí cho một khách tham dự và làm giảm sức chứa của phòng họp.
  • Phòng họp phải chứa vừa đủ người, hoành tráng và sống động. Có thể dùng nhiều phòng khác nhau thay cho một phòng với không gian nhỉ hẹp hơn nữa có thể làm tăng diện tích của phòng bằng việc bố trí sắp đặt hợp lý không cần tăng chi phí cho hoạt động này.
  • Không gian cụ thể phụ thuộc vào loại hình sự kiện, mỗi loại hình cụ thể có yêu cầu không gian riêng. Ta hãy tham khảo những số liệu sau:
  • Tiệc Coktail: 8 m2/người
  • Tiệc Coktail có phục vụ ăn: 12m2 – 15 m2/ người
  • Tiệc ăn tối: 20m2/ người
  • Tiệc tối có sàn nhảy: 20 m2/ các trang thiết bị âm thanh cho ban nhạc.
không gian thực hiến sự kiện là yếu tố góp phần thành công của mỗi sự kiện
không gian thực hiến sự kiện là yếu tố góp phần thành công của mỗi sự kiện

Chú ý tới các yêu cầu về thời gian

  • Không nên quá tập trung vào yêu cầu về không gian, cần cân nhắc tới thời gian. Trước khi bắt đầu nên cân nhắc bao nhiêu thời gian cho hoạt động trên sân khấu?
  • Âm thanh và ánh sáng cũng như chuẩn bị đồ, sắp đặt kiểm tra âm thanh, diễn tập lại và cắt chương trình, có cần thời gian dự phòng hay không?
  • Chẳng hạn nếu sự kiện sử dụng một phần của phòng lớn, cần kiểm tra trước và yêu cầu chia phòng lớn thành các phòng nhỏ theo đúng vị trí cần thiết.
  • Các phòng phải bảo đảm cách âm và việc này đòi hỏi phải kiểm tra kỹ hơn. Một số khách sạn năm sao khi kiểm tra cách âm của các phòng nhỏ họ đã phát hiện ra vẫn còn nghe rất rõ tiếng người đang nói ở phòng bên cạnh.
  • Kết quả tất yếu là yêu cầu khách sạn không được sử dụng các phòng bên cạnh trong kỳ diễn ra sự kiện, bảo đảm không có tiếng người nói, tiếng nhạc hay bất kỳ âm thanh nào từ phòng bên cạnh.

 

Nhiều kiểu sắp xếp điển hình của khu vực hội chợ

Nhiều kiểu sắp xếp điển hình của khu vực hội chợ

1.Cờ, biểu ngữ, những vật gắn lên tường

  • Cờ, biểu ngữ được treo như thế nào? Kích thước của cờ, biểu ngữ cụ thể là bao nhiêu? Chúng được treo ở vị trí nào? Thời gian cần thiết để treo và tháo dỡ là bao lâu?
  • Có những thứ cần gắn lên tường song không phải nơi tổ chức nào cũng cho phép làm việc này. Tại các địa điểm sang trọng như khách sạn 5 sao, các trung tâm hội nghị quốc tế, v,v,,,,
  • Không cho phép gắn lên tường bất kỳ thứ gì. Do vậy, nhà tổ chức phải năng động và sáng tạo với những giải pháp thích hợp mới đáp ứng được yêu cầu của sự kiện.
  • Tại một cuộc triển lãm nghệ thuật, các bức tranh thường được treo trên các dây xích gắn trên trần nhà hoặc các phào trần với những chiếc móc xích hình chữ S, được treo trên các khung gỗ to hoặc các phần nội thất phù hợp ảnh mình họa sẽ làm nổi bật bức tranh.
  • Đồ nội thất hoặc đồ trang trí sân khấu có thể được thuê và các bức tường có thể được che rèm hoàn toàn, cho phép thay đổi vẻ ngoài của nơi tổ chức, thực hiện gắn thêm những thứ nhà tổ chức muốn trưng bày lên rèm.

2.Thông tin trong sự kiện

  • Tuy có máy điện thoại di động hoặc bộ đàm song không hoàn toàn dựa vào những phương tiện này được vì máy bộ đàm, điện thoại di động đã không hoạt được ở nhiều vị trí khác nhau trong tòa nhà.
  • Phải thử nghiệm điện thoại di động và máy bộ đàm trong toàn bộ khu vực mà bạn sẽ sử dụng chúng.
  • Phải sử dụng thử các loại máy khác nhau xem loại nào tốt nhất sẽ được chọn. Phải có đủ pin dự trữ để có thể duy trì máy thường trực 24/24.
Những kiểu sắp xếp điển hình tại khu vực hội chợ
Những kiểu sắp xếp điển hình tại khu vực hội chợ

3. Những nhu cầu đặc biệt khác

  • Ổ cắm điện, hãy liệt kê các khu vực cần sử dụng các ổ cắm điện. Xác định chính xác nơi cụ thể cần tới chúng và tổng cộng bao nhiêu cái.
  • Hãy bao gồm mọi thứ: Các nhạc công chơi nhạc tại nơi đón tiếp có cần ổ cắm không? Các thợ quay phim chụp ảnh có cần ổ cắm để chiếu sáng và các thiết bị khác không?
  • Những người pha chế rượu phục vụ đồ uống lạnh với việc sử dụng các máy pha trộn, có cổ cắm điện ở đó không? Mỗi người cần bao nhiêu ổ cắm?
  • Đừng đợi diễn ra sự kiện mới biết là không đủ ổ cắm ở xung quanh.
  • Với số lượng ổ cắm cụ thể, nơi tổ chức có đảm nhận cung cấp đủ hay nhà tổ chức phải tự giải quyết? Hơn nữa, nhà tổ chức phải nắm được tổng công suất các thiết bị sử dụng điện.
  • Nơi tổ chức có cung cấp đủ điện không? Nếu không đủ giải quyết ra sao? Có máy phát điện dự phòng không?
Những kiểu sắp xếp điển hình của khu vực hội chợ
Những kiểu sắp xếp điển hình của khu vực hội chợ
  • Những giải pháp nào được thực hiện khi đột xuất mất điện? Đèn ắc quy, nến đã chuẩn bị chưa? Số lượng bao nhiêu chiếc, v.v….
  • Các nhân viên và các nhà quản lý phải được chuẩn bị trước và phải có kế hoạch hành động đối với những sự cố có thể xảy ra.

 

Bố trí sắp đặt trong phòng sự kiện

Bố trí sắp đặt trong phòng sự kiện mang tính khoa học và nghệ thuật. Cách bố trí thể hiện phần nào nội dung hoạt động sự kiện.

Bố trí sắp đặt trong phòng  sự kiện

1.Đón tiếp và đăng ký

  • Đây là hoạt động không thể thiếu, có người đứng hướng dẫn khách đến khu vực gửi đồ và khu vệ sinh.
  • Nhân viên phải mặc đồng phục hoặc thẻ đeo trên người nhằm giúp khách dễ nhận biết.
  • Khách phải từng bước tham dự sự kiện hoặc thẻ khách VIP và kiểm tra tên ở danh sách mời. Lấy vé hoặc đăng ký phòng khách sạn hoặc vé ngồi trong hội trường, v.v…., ở đây còn có thể đăng ký thẻ tín dụng của khách.
  • Thẻ tín dụng thường được yêu cầu để chi trả các chi phí cá nhân, thuế và dịch vụ khuân đồ. Các chi phí chính thì tính vào tài khoản của nhà tổ chức.

2.Bàn ghế và khăn trải bàn

  • Nhà tổ chức sự kiện cần trả lời những câu hỏi sau về bàn ghế và khăn trải bàn;
  • Cần bao nhiêu chiếc bàn cho sự kiện?
  • Bàn cần được trang bị những gì? ( ổ căm điện, đường dây điện thoại để sử dụng máy tính và thẻ tín dụng, v.v….)
  • Bàn trưng bày cấn những trang thiết bị gì?
  • Cần bao nhiêu mét dây điện thoại và dịch vụ kèm theo?
  • Cần bàn để bày những bộ thông tin gồm chương trình hoạt động sự kiện, sơ đồ tầng, chỗ ngồi để cung cấp cho khách khi họ đăng ký.
  • Bàn cho các thiết bị truyền thông và để quà tặng
  • Cần cố gắng kết hợp một số hoạt động để tiết kiếm bàn ghế, giảm chi phí ngân sách sự kiện,
  • Nơi tổ chức có khăn phủ bàn và diềm bàn không? Nếu không có, nhà tổ chức phải mang tới.
  • Cần xem lại những quy định của nơi thuê bàn và trải khăn phủ bàn và gắn điểm bàn cụ thể thế nào? Cho đóng ghim hay dùng băng dán, keo dán?
  • Màu sắc khăn phủ bàn có thể sử dụng màu chủ đạo của công ty hoặc màu theo chủ đề sự kiện.
  • Khăn trải bàn và khăn viền không có các vết cháy thuốc lá, các vết bản hoặc các vết vá nhìn rõ.
  • Khi khảo sát hiện trường hãy ghi chép lại tình trạng của những khăn trải bàn mà họ đang sử dụng. Nếu chất lượng không đmả bảo có thể đề nghị thay thế hoặc thuê lại của các cơ sở khác.
  • Có thể bố trí khăn phủ màu và các dải vải trang trí trên mặt bàn như là một mảnh phân biệt. Các khăn trải làm tương phản các mảnh vải nằm trên khăn trải bàn, các mảnh vải trang trí là các mảnh vải được đặt trên mặt bàn.
  • Cần bao nhiêu ghế, kiểu loại ghế cụ thể nào? Ghế bọ dạ tiệc tiêu chuẩn hay các ghế to và nặng khó di chuyển? Đừng cho rằng nơi cho thuê đều có thừa ghế hoặc ghế của họ có thể phù hợp với các hoạt động khác để ngồi trong phòng.
Bố trí lắp đặt thiết bị sự kiện trong phòng sao cho hợp lý
Bố trí lắp đặt thiết bị sự kiện trong phòng sao cho hợp lý

3.Sơ đồ lắp đặt, sân khấu và các yếu tố khác

  • Lập sơ đồ sắp đặt tổng thể của phòng tổ chức sự kiện. Ban đầu hãy phác thảo sơ đồ lắp đặt bố trí phòng và trao đổi ý tưởng phác thảo nào với các nhà cung cấp dịch vụ.
  • Một số địa điểm tổ chức như khách sạn hoặc trung tâm hội nghị có thể cung cấp cho bạn sơ đồ chỉ ra sự tương thích trong việc bố trí bàn, sân khấu, v.v….
  • Khi sắp đặt bố trí trong phòng, điều đó giúp nhà tổ chức xem xét công việc rõ ràng hơn, có những quyết định chính xác hơn.
  • Sân khấu nơi trung tâm diễn ra các hoạt động sự kiện. Hãy cân nhắc kỹ vấn đề này. Hãy đặt sân khấu vào vị trí của nó là trung tâm của hoạt động sự kiện mà mọi khách tham dự đều cảm nhận được điều đó.
  • Tránh để sân khấu bị che khuất bởi những hàng cột hay những vật che khuất khác.
  • Hãy xem xét và phân tích các vấn đề trên sơ đồ tổng thể sẽ giúp nhà tổ chức quyết định thiết kế nào đáp ứng tốt nhất nhu cầu của sự kiện.
  • Khi cân nhắc các yêu cầu được đề xuất hãy bảo đảm rằng chúng phù hợp với không gian được cung cấp.
  • Cần tôn trọng thực tế khách quan, những gì nhà tổ chức muốn và những gì phù hợp chưa hẳn đã thống nhất với nhau.
Bố trí lắp đặt các thiết bị sự kiện trong phòng tổ chức sự kiện
Bố trí lắp đặt các thiết bị sự kiện trong phòng tổ chức sự kiện
  • Ngoài những kiểu sắp xếp điển hình trên đây còn nhiều kiểu sắp xếp khác tùy theo đối tượng khách mời, tính chất và quy mô của sự kiện.
  • Nhà tổ chức cũng cần biết tới những cách thức sắp xếp cho các sự kiện khác, chẳng hạn hội chợ, triển lãm.

 

Cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện

Cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện

1.Những yêu cầu về hệ thống điện

  • Hãy xác định trước nhu cầu về sử dụng điện của sự kiện. Hãy tính toán trước những gì cần phải cắm điện và ổ cắm được bố trí ở vị trí cụ thể nào nơi đến?
  • Nơi đăng ký và khu vực chính của sự kiện. Ở đó điện có đủ mạnh không? Có cần máy phát không? Tại địa điểm tổ chức có thợ điện hay chưa và có cần thuê một thợ điện không? Cần chú ý điện áp ở nơi tổ chức sử dụng và các ổ cắm tương thích như thế nào?
  • Chẳng hạn, các thiết bị điện ở bắc mỹ không sử dụng được ở châu âu. Điện áp thống nhất ở Việt Nam là 220v trong khi đó các thiết bị điện dân dụng của các nước ASEAN là là 110V, v.v….
  • Cần xem xét trước và kiểm tra tỉ mỉ, không được đơn giản hóa mọi việc dù là nhỏ nhất.

2.Giấy phép lắp đặt

  • Những giấy phép gì cần cho việc giao hàng, lắp đặt, tháo dỡ đối với các nhà cung cấp dịch vụ cho sự kiện?
  • Rất nhiều dịch vụ và các hoạt động lắp đặt phải có giấy phép mới được phép hoạt động.
  • Chẳng hạn như thả bóng, thả diều phải được quy định rõ ràng ngày giờ, khu vực, độ cao, số lượng rất cụ thể hoặc hoạt động của đèn chiếu cũng vậy.
  • Việc chuyên chở các trang thiết bị đòi hỏi những loại xe chuyên dụng, bắt buộc phải có phép mới được hoạt động trong thành phố, nhất là giờ cao điểm.
  • Nhầ tổ chức cần chú ý làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ, xác định rõ trách nhiệm và những giấy phép cần thiết, ai sẽ đảm nhiệm và phải hoàn tất trong một thời hạn cụ thể.
Cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện, hệ thống điện và giấy phép lắp đặt thiêt bị
Cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện, hệ thống điện và giấy phép lắp đặt thiêt bị

3.Bảng chỉ dẫn

  • Bảng chỉ dẫn là yếu tố quan trọng của sự kiện, giúp cho khách xác định địa điểm tổ chức sự kiện nhanh chóng, khách sẽ chủ động đến với hoạt động sự kiện.
  • Bảng chỉ dẫn phải định vị nơi ( phòng họp, hội trường…….) sự kiện diễn ra, theo thời gian.
  • Chẳng hạn sự kiện khai mạc phòng họp quốc tế tầng 1 hồi 8h000 và hội thảo tại hội trường lớn tầng 7 hồi 9h00, có sơ đồng rõ ràng và thường được đặt ở vị trí thuận lợi mà mọi khách đều có thể đọc được.
  • Số lượng bảng chỉ dẫn phụ thuộc vào phạm vi không gian sự kiện, vào số lượng và độ phức tạp của hoạt động sự kiện.
  • Chẳng hạn một cuộc hội chợ triển lãm sẽ cần nhiều bảng chỉ dẫn. Ngoài bảng chỉ dẫn chung, tới từng khu vực lại cần các bảng chỉ dẫn riêng chi tiết và cặn kẽ hơn.
  • Bảng chỉ dẫn có thể được đặt trên giá hoặc treo trên tường, tùy theo điều kiện từng nơi song chúng đều được nằm trong maket của nhà tổ chức.

4.Những vấn đề xã hội có liên quan

  • những quy định về an toàn, phòng chống cháy nổ. Những quy định thuộc nội dung này phải được áp dụng cả bên trong và bên ngoài tòa nhà.
  • Cần căn cứ vào thực tế sự kiện để có quyết định phù hợp. Có thể bổ sung những giải pháp dự phòng, khu vực ảnh hưởng tới hoạt động sự kiện.
  • Chẳng hạn những quy định về khu vực, về độ ồn, về thời gian và những giới bạn khác.
Cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện
Cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện
  • Ví dụ: sự kiện của bạn được tổ chức trong vực nhà ở, ban nhạc có thể không được chơi quá 11h khuya, nhạc được bật to tới cỡ nào?
  • Thể loại nhạc nào bị cấm, v.v…..nhà tổ chức cần có cái nhìn xuyên suốt, không được phép để sót sẽ gây nên những phiền hà không đáng có.